Gumové uzávěrky
V letošním roce nové verze systému Lupa NET poprvé umožnily použití tzv. gumové uzávěrky. Ta do jisté míry představuje revoluci v provádění uzávěrek v systému Lupa NET. Umožňuje přesunutí finálního uzavření starého roku z 1.1. až do pozdějšího období roku následujícího.
V jednodušších provozech je výhodnější uzavřít rok hned a od začátku nového roku pokračovat v nové agendě. Postupuje se podle zaběhlých postupů:
- kroky před uzávěrkou
- do starého roku se doplní všechny doklady, které do něho patří
- vyřeší se reklamace související se starým rokem
- zkontroluje se, že ve starém roce nic nechybí a všechny zápisy jsou provedené správně
- provede se roční finanční uzávěrka
- kroky po uzávěrce
- kontrola a přenastavení číselných řad
- kontrola a úprava předkontací a prefixů v číselníku předkontací a v číselnících typů příjemek, výdejek a zakázek
- promazání neuzavřených zakázek zkopírovaných z předchozího období
U složitějších provozů je ale provedení těchto úkonů časově náročnějších, často se musí ještě nějakou dobu počkat na doručení všech dokladů z předchozího roku, ale zároveň je nutné ihned expedovat v číselných řadách nového roku. Právě v těchto případech je při správném nastavení možné využít gumové uzávěrky.
V čem spočívají?
- starý rok se neuzavírá ihned, ale až v době, kdy jsou bezpečně ukončené všechny procesy tohoto roku
- doklady spadající do starého i nového roku se dočasně vytváří v původní agendě
- podle DUZP (data příjmu, expedice, vyskladnění…) je dokladu přiděleno číslo buď z číselné řady starého roku nebo z řady roku nového
- při provedení gumové uzávěrky systém ponechá doklady pouze v obdobích, kterých se týkají, tzn. doklady starého roku zůstanou v původní agendě a všechny doklady nového roku se přesunou do nové agendy
Provedení finanční uzávěrky (tzn. uzavření starého roku, vytvoření agendy roku nového a rozdělení vystavených dokladů do správného období) je časově velmi náročná operace. Závisí na velikosti databáze, tzn. na celkovém objemu pořízených dat. Může trvat desítky minut, ale také pár hodin. Vždy se provádí za asistence technika, který při potížích může ihned zasáhnout. Datum provedení uzávěrky je vhodné dobře zvážit, aby co nejméně (nebo pokud možno vůbec) nezasáhla do pravidelné provozní činnosti. Vyplatí se ho také zkoordinovat s překlápěním roku ve vašem účetním systému.